Contabilización de bienes comunes
 
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Invitamos a que revisen este concepto de la Junta Central de Contadores, con el fin de aclarar sobre la contabilización de bienes comunes en la contabilidad de las copropiedades
Por: José Andrés Bermúdez Sánchez

imagen
Bogotá D. C., 15 de mayo de 2007

OFCTCP / 0033 / 2007
CONCEPTO N° 010 / 2007
Señor(a):
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Bogotá.D.C.
Ref.: Consulta de Fecha Enero 16 de 2006

Tema: contabilización de Bienes Comunes de
Copropiedades.

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005
expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite
previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la
cual se plantea:
PREGUNTA 1 (Textual):
..LA ADMINISTRACIÓN VIENE CONTABILIZANDO, UN BIEN COMÚN (LAS
REJAS DE CERRAMIENTO DEL EDIFICIO) COMO ACTIVO FIJO Y
DEPRECIADOS, LO CUAL DISTORSIONA LA REALIDAD TODA VEZ QUE SU
COSTO ES BASTANTE ALTO.
POR LO EXPUESTO, SOLICITO CONCEPTO SOBRE SI LAS REJAS DE
CERRAMIENTO DEL CONJUNTO SON BIENES COMUNES, EN TAL CASO, SU
JUICIO ES INDISPENSABLE PARA QUE LA ADMINISTRACIÓN CORRIJA LOS
ESTADOS FINANCIEROS EN LO RELATIVO A LOS BIENES COMUNES, Y
ASÍ PRESENTEN LA REALIDAD FINANCIERA DE LA COPROPIEDAD,
IGUALMENTE, SI LA MENCIONADA ORIENTACIÓN 007, HA SUFRIDO
VARIACIONES, AGRADECERÍA UNA COPIA DE LA MISMA A MI COSTA.”
RESPUESTA:
Para analizar el problema contable consultado, recordaremos en detalle lo
expuesto en la Orientación Profesional N° 07 emitida por este organismo el 30
de septiembre de 2003, documento que, aclaramos, se mantiene vigente y sin
variaciones y al cual pertenecen los apartes pertinentes que a continuación
resumimos:
Destaca el Consejo que un aspecto típico de la propiedad horizontal y las
unidades inmobiliarias cerradas es el conjunto de bienes que en ellas concurren
y que pueden ser de naturaleza privada, común o de dominio de la copropiedad,
de goce o explotación de los bienes de dominio particular y detalla:
�� Los bienes privados o de dominio particular representan la propiedad
exclusiva de cada uno de los copropietarios,
�� Los bienes comunes, son los que permiten o facilitan la existencia, el uso
o goce de los bienes privados, su estabilidad, funcionamiento,
conservación y seguridad y pertenecen en común y pro indiviso a los
propietarios; son indivisibles, inalienables e inembargables en forma
separada de los bienes privados y no son objeto de impuesto alguno en
forma separada de aquellos. Estos bienes comunes se clasifican en
esenciales, no esenciales, de uso exclusivo y desafectados.
Explica que, conforme lo establece la Ley 675 de 2001, se consideran bienes
comunes esenciales en los edificios o conjuntos, los indispensables para su
existencia, conservación, estabilidad y seguridad, amén de aquellos que son
imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Los
demás tienen el carácter de bienes comunes no esenciales, dentro de los cuales
caben los inmuebles materia de consulta, por cuanto ostentan la calidad de
bienes comunes, pero no son necesarios para existencia, conservación,
estabilidad y seguridad de los edificios y tampoco imprescindibles para el uso y
disfrute de los bienes de dominio particular.
De otro lado, se consideran bienes comunes de uso exclusivo aquellos no
necesarios para el disfrute y goce de los bienes de domino particular, y en
general, aquellos cuyo uso comunal limitaría el libre goce y disfrute de un bien
privado; ejemplo de ellos son: terrazas, cubiertas, patios interiores y retiros.
Ahora bien; debemos tener en cuenta que la contabilidad tiene como propósito el
reconocimiento, medición y revelación de las operaciones que afectan una
específica actividad económica. La información que se genere debe satisfacer
cualidades de utilidad, comprensibilidad, pertinencia, confiabilidad y
comparabilidad para su efectivo uso por parte de los interesados.
Así, las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas
al desarrollar una actividad económica organizada, están obligadas a llevar
contabilidad, de acuerdo con lo preceptuado por el artículo 2º del Decreto 2500
de 1986 y el artículo 2° del Decreto 2649 de 1993, con el propósito de informar y
rendir cuentas a los usuarios sobre la administración de los recursos para
atender los gastos propios de mantenimiento y conservación de la propiedad
horizontal.
En este escenario, se entienden como recursos los activos disponibles para uso
de la administración que, teniendo el carácter de propiedad común, contribuyen
a la generación de beneficios económicos y son necesarios para el cabal
cumplimiento de sus obligaciones, funciones y responsabilidades financieras,
operativas, administrativas y de control. A la sazón se cita como ejemplos los
activos que por decisión de la asamblea se desafectaron y pasaron a ser
propiedad de la administración (bienes comunes no esenciales desafectados),
los muebles y enseres para la oficina de la administración, equipos de oficina,
teléfonos, computadores, software, etc.
En lo tocante a los bienes comunes esenciales y no esenciales de uso exclusivo,
así como los bienes privados o de dominio particular no constituyen un activo
para la administración de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria
cerrada, por cuanto no tienen el carácter de recursos disponibles, dada la
titularidad del dominio y el uso particular de que son objeto, pero la
administración si tiene la responsabilidad de la preservación, mantenimiento y
control de los bienes comunes.
Por tal razón, los inmuebles materia de consulta no deben constituir un activo de
la persona jurídica conformada para la administración de la copropiedad,
considerando su calidad de bienes comunes esenciales por ser necesarios para
la seguridad de la copropiedad y cuya titularidad del dominio no corresponde a la
persona jurídica conformada por la citada copropiedad, sino que pertenecen a
los copropietarios como propiedad en común e indivisible, en la proporción
dictada por el coeficiente de copropiedad.
Al no considerarse bienes o activos de la copropiedad, no son objeto de
reconocimiento contable, salvo en cuentas de orden en las que se detallen los
bienes encargados a la administración de la persona jurídica conformada por la
copropiedad, registro que tendrá por objeto el control y seguimiento de las
actividades de administración que se ejercen sobre ellos.
Aclara la orientación profesional comentada que el ente administrador de los
bienes de propiedad horizontal o de unidades inmobiliarias cerradas requiere,
para la realización de su cometido, una serie de bienes adquiridos con recursos
de la copropiedad, que tienen la naturaleza de estar a disposición de la
administración, como son los muebles y equipo de oficina, maquinaria y equipo,
edificaciones, etc... Estos bienes deben reconocerse como activos en las
cuentas correspondientes, son objeto de depreciación, amortización o
agotamiento, de acuerdo con su vida útil, para lo cual deben aplicarse métodos
de reconocido valor técnico que consulten la realidad económica de la
copropiedad.
Adicionalmente, en lo tocante a la depreciación de los bienes comunes el
Consejo advirtió que, de acuerdo con su definición, al no constituirse éstos en
propiedad del ente administrador de la propiedad horizontal o de la unidad
inmobiliaria cerrada y por ser de dominio particular, no se incorporan a los
estados financieros de la copropiedad y por lo tanto no son sujetos de
depreciación.
Finalmente, en cuanto se refiere al mantenimiento de los bienes comunes, este
organismo ha señalado que para la contabilización de los desembolsos
efectuados para cubrir los gastos de mantenimiento de los bienes comunes se
puede optar por cualquiera de las siguientes alternativas:
�� Si estos desembolsos son parte de las expensas ordinarias o
extraordinarias del año en el cual se efectúan, estas erogaciones
constituyen un gasto para el conjunto y deben contabilizarse como tal.
�� Si los desembolsos efectuados se cubren en los años siguientes a través
del incremento de las cuotas ordinarias, previamente aprobadas por la
asamblea, pueden llevarse como un diferido y amortizarse durante los
periodos para los cuales se hayan aprobado los ingresos específicos para
dicho fin.
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta
presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la
información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado
por mayoría de cuatro votos contra dos, en sesión del 4 de mayo de 2006 y que
los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código
Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de
este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye
acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
Presidente
MVAV/grb/eaa
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